Le Ministère des Finances a récemment sollicité notre service communication pour la création d’un support vidéo relatif à une nouvelle application. L’objectif a été de mettre à la disposition des agents un tutoriel simple et répondant aux principales questions pour s’approprier plus rapidement cet environnement de travail.
L’application basée sur un développement interne et OnlyOffice sera progressivement disponible pour tous les agents des Ministères financiers.
Elle permet la dématérialisation complète des documents les plus fréquemment élaborés par les services, grâce aux fonctionnalités suivantes :
- Rédaction collaborative avec OnlyOffice,
- Versioning et ajout de pièces-jointes,
- Validation suivant une chaîne personnalisée,
- Diffusion étendue ou restreinte dans une base de connaissances.
Chaque usager dispose d’un espace personnel lui permettant de préparer son environnement de travail en amont pour gagner du temps à chaque nouveau document :
- Réseau de collègues les plus fréquemment sollicités,
- Communautés thématiques de co-rédacteurs,
- Chaînes de validation les plus récurrentes.
Un système de délégation permet aussi de poursuivre les travaux en cours en cas d’absence d’un agent.
Adoptez le support vidéo pour la formation et la sensibilisation des utilisateurs !
La vidéo, sous forme de démo, détaille les fonctionnalités de l’application en quelques minutes.
L’équipe Communication Atol CD travaille pour cela sur :
Conception :
- Aide à la sélection des fonctionnalités présentées,
- Scénarisation : découpage des séquences, choix de navigation dans les interfaces de l’application, transitions…
- Proposition de texte apparaissant à l’écran,
- Co-rédaction du support à la voix-off.
Réalisation :
- Création graphique : animation de textes, de logos,
- Montage vidéo avec intégration d’images fixes et animées,
- Enregistrement et intégration de la voix-off,
- Ajout d’effets sonores,
- Intégration des sous-titres.
Les vidéos sont aux couleurs de l’organisation qui bénéficie de tous les droits de diffusion du support.
Un exemple de vidéo :