Une vision transverse de la gestion du processus de contrôle de la dépense publique
La Suite Démat'Marchés architecturée autour de la GED Alfresco est utilisable dans un contexte multi-collectivités/ multi-directions/ multi-services et est découpée en modules :
Administration centralisée du socle
- Multi-collectivité / entités
- Gestion des directions
- Référentiels des natures de pièces personnalisables
- Référentiel des plans de classement personnalisables
- Paramètres de connexions aux outils tierce
- Administration des listes
- Modélisation des notifications
Module Passation des marchés publics
- Définition des règles de classement des natures de pièces par dossier
- Règles de nommage des pièces (par nature)
- Gestion des droits et habilitations
- Formulaire de création de consultation
- Création dynamique du plan de classement
- Import des plis dématérialisés des candidats
- Classement des documents des commissions d’AO
- Sélection du tiers attributaire et création du(des) marché(s) dans le plan de classement
- Qualification et ventilations des pièces de l’offre
- Soumission des documents à la signature électronique (iParapheur)
- Gestion des statuts de la consultation / marché
- Préparation des documents pour envoi au contrôle de légalité
- Synchronisation des données avec le site du module Execution des marchés
- Dashlet de recherche multi-critères
- ...
Module Exécution des marchés publics
- Définition des règles de classement des natures de pièces par dossier
- Règles de nommage des pièces (par nature)
- Gestion des droits et habilitations
- Formulaire de création de marché (si pas de module passation)
- Possibilité de gérer les pièces d’exécution hors marché
- Dashlet de recherche multi-critères
- ...
Module demande d’achat
- Circuit de validation de la demande d’achat avec notification des acteurs
- Création automatique de la commande dans la Gestion financière
- Rattachement des documents annexes dans la Gestion financière
- Soumission de la commande à la signature électronique (iParapheur)
- Suivi complet du circuit de validation par tous les acteurs du workflow (tableau de pilotage)
- Classement des commandes et annexes
- ...
Module Service fait
- Récupération des factures de la gestion financière ou de Chorus
- Circuit de validation du service fait avec notification des acteurs
- Suivi complet du circuit de validation par tous les acteurs du workflow (tableau de pilotage)
- Classement des factures et annexes
- Mise à jour des informations dans la Gestion financière
- Rattachement des documents annexes dans la Gestion financière
- Gestion du refus de facture
- Bordereau assurant la traçabilité du service fait
- Dashlet de recherche multi-critères
- ...
Modules complémentaires
Cette Suite est complétée par :
- Modules API GF : un ensemble de modules de communication constitués de plusieurs API basés sur les Webservices (Grand Angle et CORIOLIS) permettant d’interagir avec la gestion financière.
- Connecteur iParapheur : intégration des circuits de signature parallèle à la GED sans duplication de contenus, traçabilité des actions du circuit de signature importée en métadonnées sur le document.
Contrats de maintenance
2 types de contrats de maintenance assurent la pérennité de la solution
- Contrat de maintenance corrective : Ce contrat couvre la fourniture de correctifs des anomalies constatées ou des failles de sécurité. Le suivi des demandes est assurée par un outil de ticketing REDMINE
- Contrat de maintenance évolutive : Ce contrat couvre
- évolutions réglementaires obligatoires mineures
- participation aux ateliers club utilisateurs (Roadmap / Présentation des demandes d’évolution recensées / Recenser les demandes / Échanges de bonnes pratiques / Questions sur l’administration du club / …)
- la mise à disposition des nouvelles versions du.des module.s, sans installation
- fourniture d’une documentation de montée de version (pré-requis, méthodologie, …)