Quels projets avez-vous mis en oeuvre en collaboration avec Atol CD ?
Notre premier projet avec Atol CD a eu pour objectif la mise en place d’une GED transverse pour remplacer progressivement nos serveurs de fichiers. Nous avons préféré commencer par un POC au printemps 2019 pour valider la pertinence d’Alfresco à la fois d’un point de vue technique dans notre SI et pour traiter un premier contexte métier : les documents des Marchés publics.
Le POC s’est concrétisé à l’automne avec l’acquisition d’Alfresco et du module Passation & Attribution de la Suite Démat’ Finances.
Dans les deux cas, nous avons travaillé avec Atol CD d’un point de vue technique et fonctionnel. L’accompagnement a notamment pris la forme d’ateliers de paramétrage, de spécifications et d’adaptation à notre contexte spécifique.
Nous avons apprécié la démarche POC qui permet d’éprouver en amont la robustesse d’une solution avant sa mise en œuvre. Alfresco, en général, nous a rassuré par ses possibilités d’interface avec d’autres applications et sa présence au sein du SI d’un grand nombre de collectivités. Le module Passation & Attribution, en particulier, nous a séduit par ses fonctionnalités synthétisant les besoins et les expériences d’autres clients.
Grâce au POC, nous avons aussi pu gagner du temps en phase projet à l’automne 2019. Le déploiement en production a eu lieu juste avant le confinement en mars 2020.
A quels enjeux répondaient ce projet ?
Ce projet permet d’envisager la commande publique de manière numérique dans son ensemble. Il présente donc un double enjeu :
- Repenser des pratiques métier du quotidien avec les avantages de partage d’information, de diffusion et de sécurisation des documents et
- Préparer l’archivage numérique.
Le module nous permet de garantir l’unicité des documents aux utilisateurs et de limiter les échanges par email.
Nous avons transformé notre manière de travailler, à l’heure actuelle, avec les membres du service marché. L’intégration de deux autres directions est en cours.
Quels sont les avantages / plus-values qui en découlent aujourd'hui ?
La dématérialisation de cette activité était déjà bien amorcée. Avec la GED nous progressons sur d’autres terrains. En matière de sécurité et de traçabilité dans un premier temps. Le versioning apporte à nos collègues l’assurance de disposer de manière fiable et en un lieu unique, de la dernière version d’un document, via un plan de classement intuitif.
Nous préparons aussi l’archivage électronique. C’est au niveau de ce dernier aspect que les gains de temps seront notables.
A terme, nous espérons moderniser les circuits internes et développer le travail collaboratif grâce à Alfresco. Nous espérons que d’autres directions s’en emparent sur la base de notre retour d’expérience.
Comment s'est déroulée la collaboration avec les équipes d'Atol CD ?
Nous avons apprécié d’être accompagnés de la même consultante depuis le POC jusqu’à la mise en production. Elle a pu prendre en compte nos besoins et nos exigences pour aboutir à une solution qui nous convienne. Le fait d’avoir un interlocuteur unique qui assure les différentes casquettes : la gestion de projet, l’animation et l’organisation des ateliers, la formation, le lien avec les équipes techniques… est aussi une aide notable. Le déploiement technique s’est ainsi très bien passé et c’est indéniablement un des facteurs de succès de ce projet.