“En raison d’une restructuration de notre prestataire historique qui n'était plus en capacité de faire avancer les projets de développement GED d’Eau 17, nous avons fait le choix, dans le cadre d’une procédure de marché public, de travailler avec l’équipe ECM d’Atol CD en 2019.
Après une montée de version d’Alfresco 5 vers la version 6.1, nous avons mobilisé l’équipe Atol CD pour la mise en place d’une API permettant de dialoguer entre notre application GDO (Gestion Des Opérations) et notre GED Alfresco.
Ce connecteur automatise la création et la gestion de la base documentaire nécessaire pour l’organisation des travaux que nous gérons. Eau 17 supervise et organise plus de 1 000 opérations de travaux par an (construction d’ouvrages, interventions sur des canalisations, …) impliquant différents acteurs : chargés d’opérations, services métiers, comptabilité, direction générale, mais aussi des acteurs externes à notre organisation.
Avant cette optimisation, la gestion des travaux était effectuée via Excel, nous nous devions de fiabiliser cette gestion tout en mettant à disposition un outil transversal, utilisable par les différentes parties prenantes. Ce projet de connecteur a changé le quotidien des utilisateurs.
Des fonctionnalités permettant d’améliorer l’utilisation de la GED par les différents acteurs ont également été implémentées : plan de classement, dashlet de recherche, notifications, carte d’identité du document pour la traçabilité du workflow, module AuditShare pour le suivi de l’utilisation de la GED…
Tous les services d’Eau 17 et de nombreux partenaires utilisent notre GED, ce qui représente près de 500 utilisateurs. Les pratiques se sont mises en place de façon progressive mais sont aujourd’hui pleinement intégrées.
D’autres projets autour de notre GED sont en cours ou à l’étude comme la mise en œuvre possible de MoVA (Module de Versement en Archivage) qui pourrait répondre à nos obligations légales d’archivage de documents. Un connecteur entre notre gestion financière Ciril et notre GED ou encore un projet ADF permettant la création d'interfaces adaptées aux besoins de l'utilisateur et plus proches de la réalité du terrain.
D’une manière générale, nous souhaitons multiplier les connecteurs avec Alfresco. Nous souhaitons davantage profiter des workflows de validations et bénéficier de l’aspect collaboratif de la GED pour nos agents et nos partenaires extérieurs. Ces parties prenantes consultent et déposent des documents au quotidien et doivent pouvoir le faire en toute sécurité grâce aux permissions et rôles définis dans Alfresco.
La collaboration avec les équipes Atol CD se passe très bien. Nous avons rapidement pu évaluer l’expertise de l’équipe sur Alfresco qui s’engage sur des plannings et les respecte.
Depuis 2019, nous avons un point hebdomadaire qui permet d’être en contact permanent avec notre chef de projet et les équipes techniques.
Le point fort de cette collaboration est d’avoir été associé aux réflexions menées par Atol CD et l’éditeur sur de nouvelles fonctionnalités envisagées par Alfresco.”