Lilian Cardonne, responsable de projets en Système d’Information (SI) et Business Intelligence (BI) au sein de l’ESRF était l’interlocuteur principal sur le projet E-Bidding :
Au commencement du projet, nous avions trois objectifs principaux :
- Informatiser un processus presque entièrement papier.
- Permettre au service ACHATS de gérer une augmentation très significative des appels d’offres due à une phase de travaux de grande envergure sur l’outil scientifique de l’ESRF.
- Fournir aux représentants des pays financeurs et au management de l’ESRF un meilleur suivi/reporting sur les appels d’offres.
Comme attendu, la mise en place de l’application permet au service ACHATS, dans processus de gestion des appels d’offres, de réduire les tâches sans valeur ajoutée et de se concentrer sur les tâches métiers.
Depuis la mise en production de la solution (Avril 2016), 211 appels d’offres ont été créés (78 en cours et 133 clôturés).
Le fait que la solution soit intégrée à ALFRESCO ONE permet de bénéficier de toutes les fonctionnalités de gestion des documents liés aux appels d’offres (spécifications, réponses des sociétés participant, …), de gestion des processus (approbations, gestions des deadlines, …), ainsi que de gestion avancée des droits et héritage des droits individuels des utilisateurs et de groupes d’utilisateurs.
Grâce aux données extraites de l’application et intégrées dans notre entrepôt de données, nous sommes capables de fournir des tableaux de bords pertinents à notre management et aux représentants des pays financeurs de l’ESRF.
Nous avons rencontré des personnes expérimentées, dans le domaine de la GED et sur le logiciel ALFRESCO ONE, qui nous ont confortées et convaincues que l’idée de baser une solution de gestion d’appels d’offres sur ALFRESCO ONE était viable et profitable.
Leur expérience de développement de solutions similaires (sur le principe), notamment auprès de collectivités locales et la capitalisation résultant de ces projets (module de suivi de workflow près à l’emploi, …) nous a donné confiance dans leur capacité à appréhender notre besoin et à y répondre.
Durant toutes les phases du projet : analyse et affinage des spécifications, développement de l’application, tests, mise en production et accompagnement post mise en production, nous avons apprécié le professionnalisme, la disponibilité et la communication positive de tous les interlocuteurs auxquels nous avons eu à faire.