Auparavant gérée par les DRAC et le Ministère de la Culture, cette mission est depuis 2004 de la responsabilité des Régions. Dans ce contexte, en 2007, les différentes DSI des Régions se sont associées pour commander un logiciel commun. Est né le projet Gertrude dont la maintenance technique et l’hébergement sont assurés par les équipes d’Atol CD.
[Témoignage de Caroline Guibaud]
" Depuis 2004, les Régions ont pris le relais du Ministère de la Culture pour la mise en œuvre de la mission d’Inventaire général. Le Ministère met à disposition des Régions une méthode de travail basée sur des bordereaux à remplir ainsi qu’un ensemble de normes et vocabulaires.
Depuis la fin des années 1990, un outil était disponible pour permettre la création de dossiers numériques consultables sur Internet, mais cette mise en ligne n’était assurée que par deux Régions : la Bretagne et Rhône-Alpes. La plupart des régions ne disposaient donc pas de moyens propres pour diffuser en ligne leur patrimoine culturel, à part le versement de notices et illustrations sur les bases du Ministère, Mérimée, Palissy et Mémoire (regroupée en 2018 sous le nom de POP, Plateforme Ouverte du Patrimoine). Gertrude est né de la volonté de mettre à disposition de toutes les Régions un outil leur permettant d’avoir leur propre base de données et leur propre site de diffusion.
Les services d’Inventaire ont la même manière de travailler avec les mêmes exigences, partager la même interface graphique est une façon de mieux faire connaître la mission d’Inventaire au niveau national. Comme tous les dossiers sont constitués de la même manière et que nous parlons un langage commun, cela permet de faire des analyses à l'échelle du territoire.
L’application est portée par Epsilon, l’association des DSI des Régions pour les volets administratifs et financiers. Le pilotage Métier du projet Gertrude est assuré par un Comité Opérationnel (COOP) qui réunit très régulièrement des chercheurs, administrateurs de données, documentalistes, dessinateurs cartographes ou photographes représentant plusieurs Régions. Ces réunions de travail sont l’occasion de réfléchir ensemble à la maintenance et aux évolutions du logiciel, d’échanger entre les métiers et d’avoir une vision générale à l’échelle du territoire.
Le collectif est une force mais peut parfois présenter quelques faiblesses. Nous sommes effectivement plus forts ensemble, on peut se questionner, confronter les avis, “sortir de son bocal”, mais parfois cela peut poser des problèmes au niveau de la réactivité et des fonctionnalités mêmes de l’application : on ne fait pas forcément ce qu’on veut car tout le monde doit être d’accord.
Je n’étais pas présente au démarrage du projet, mais mes collègues m’ont rapporté que la collaboration avec l’équipe Atol CD s’était bien passée compte tenu de la complexité de l’outil. Le volet informatique était très compliqué au départ pour nous, car nous ne sommes pas des informaticiens.
En tant que chercheur, j’ai ma vision métier, je ne m’occupe pas du tout du volet technique, et on ne se rend pas toujours compte que nous avons notre propre vocabulaire et qu’il peut y avoir des moments d’incompréhension, c’est à nous aussi de très bien expliciter notre besoin.
Nous avons une très bonne relation de travail avec le chef de projet côté Atol CD avec qui nous pouvons dialoguer très facilement. L’application est gérée techniquement par Atol CD depuis plus de 10 ans, nos interlocuteurs connaissent maintenant très bien le logiciel et nous accompagnent dans ses développements."