Contexte du projet
L’usage de la GED s’inscrit dans un projet de gestion documentaire globale et transversale. La Métropole a en effet la volonté de :
- Mettre à disposition un entrepôt pour le classement des documents de passation et d’exécution des marchés,
- Donner l’accès à la documentation de manière transversale à des acteurs variés, via des interfaces différentes,
- Mettre en place des systèmes automatisés de capitalisation et d’enrichissement des contenus.
Solution mise en oeuvre
La Métropole du Grand Lyon a acquis les deux services Marchés publics : Passation & Attribution et Exécution comptable ainsi que le connecteur Grand Angle proposés au sein de la suite Socle Gestion financière.
A chaque service est associé un site dans la GED Alfresco.
Un export de métadonnées issu de l’ETL Stambia est à l’origine de la création automatisée de la plupart des dossiers de marchés au sein du site Passation & Attribution.
Les deux sites Passation & Attribution et Exécution comptable sont alimentés de manière manuelle ou automatisée depuis le SAS Grand Angle. Ce dernier est en effet le premier réceptacle de l’ensemble des documents manipulés dans la gestion financière. Des règles de gestion permettent d’orienter les contenus vers le site Passation & Attribution ou vers le site Exécution comptable.
De la même manière, les liens entre la GED Alfresco et l’application Grand Angle permettent d’ajouter des documents en premier lieu dans un site métier et d’en assurer ensuite la visibilité dans la gestion financière (création de document au sein de l’application).
Une partie des contenus est également synchronisée entre les deux deux sites, lorsque les acheteurs et les comptables ont besoin de partager des documents.
Le versement d’une partie des contenus vers un SAE intermédiaire est prévu. Cette partie du projet a été spécifiée et sera réalisée dans un second temps.
Fonctionnalités principales
Administration
Une partie des fonctionnalités est administrable via la console Socle Gestion financière :
- Les collectivités (une seule est utilisée),
- Les directions,
- Les pôles regroupant plusieurs directions au sein de chaque site,
- Les spécificités du site Alfresco associé à chaque service activé.
Les autres fonctionnalités sont administrées via des référentiels :
- Pour le plan de classement des deux sites,
- Pour les natures de documents.
A chacune nature, est/sont associé(s) un ou plusieurs répertoires du plan de classement précédemment cité. Il est ainsi possible d’assurer une harmonisation d'ordonnancement des pièces.
Lorsqu’un usager ajoute un document dans un répertoire, seules les natures associées sont proposées.
Des règles de nommage basées sur les métadonnées disponibles sont également associées à chaque nature de document. Après sélection d’une nature, le document est automatiquement renommé sans autre action de l’usager.
Assistants d’ajout de contenu et d’action
Des assistants facilitent l’ajout manuel de contenus et permettent d’accompagner la saisie des métadonnées.
Création d’une consultation
Le bouton “Ajout d’une consultation” qui permet de créer le dossier de consultation au sein de la direction sélectionnée dans l’arborescence.
Les listes de types de procédures et de types de marchés sont administrables par l’administrateur du site.
Lorsque la consultation est allotie, le système crée automatiquement les sous-répertoires nécessaires.
Ajout de candidat(s)
Ajout d’un pli
L’utilisateur ajoute ensuite le(s) pli(s) en se positionnant dans le dossier du candidat. L’assistant de création “Ajout d’un pli” déclenche l’ouverture d’une fenêtre.
Attribution du marché
Le bouton d’action “Attribution” est disponible sur les actions du dossier de candidat, uniquement si un pli d’offre a été ajouté.
La fenêtre de “Gestion de l’attribution” permet alors de compléter les informations relatives au marché.
Ajout d’un tiers
Il est possible d’ajouter un autre tiers dans le dossier du marché après l’attribution.
Dashlet de recherche
La dashlet présente sur le tableau de bord de chacun des sites Passation & Attribution et Exécution comptable permet de rechercher :
- des dossiers de consultations,
- des dossiers de marchés,
- des documents présents dans tous les dossiers.
De nombreux critères peuvent être spécifiés.
