Lire aussi le Cas d'Utilisation "La dématérialisation de la chaîne comptable du Conseil Départemental de Seine-Saint-Denis (CD93) avec la GED Alfresco"
Acquisition des factures
La chaîne de numérisation se base sur la technologie Kofax. Elle intègre les flux papier et mail des factures pour les faire passer dans des outils de RAD/LAD (Reconnaissance automatique de documents/Lecture automatique de documents) pour en extraire des informations comme le fournisseur, le numéro de la facture, les montants… Ces informations sont ensuite récupérées en GED pour alimenter les métadonnées de la facture. La chaîne de capture est articulée autour d’une architecture centralisée (numérisation) et répartie (vidéocodage réalisé par les agents comptables).
La GED est aussi interfacée avec le portail Chorus Pro grâce à un connecteur qui permet de récupérer automatiquement les factures qui y sont déposées et de les intégrer en GED et dans le circuit de service fait. Lire le billet de blog Intégrer les factures dématérialisées dans son SI : un connecteur entre Chorus Pro et la GED Alfresco
Des fonctionnalités pensées pour faciliter le travail de l’utilisateur
Par rapport à la première version, les étapes du circuit de certification du service fait n’ont pas changé.
Par contre, le processus s’est enrichi de fonctionnalités destinées à améliorer l’expérience de l’utilisateur, notamment sur toutes les phases de saisie d’information dans les formulaires.
Affichage de la facture en regard du formulaire du workflow
Pré-remplissage des champs du formulaire avec les informations récupérées depuis le flux d’entrée
- Liste de propositions dynamique pour la saisie du numéro d’engagement. Les valeurs remontées correspondent aux engagements actifs et référencés dans la base de données de la gestion financière.
La saisie du numéro d’engagement complète automatiquement les données du tiers, du marché, de la commande grâce à la connexion à la base de données de la gestion financière
Ajout de pièces complémentaires : suggestion de documents portant les mêmes métadonnées que la facture (numéro de marché, tiers, numéro d’engagement)
Contrôle sur la date de service fait saisie qui doit être inférieure à la date de la facture
Le service fait utilise le tableau de pilotage pour aider les comptables et les agents attesteurs et certificateurs à retrouver la liste de leurs factures à traiter.
Un déploiement progressif
Cette nouvelle version du service fait a été mise en production en plusieurs phases : une première phase avec quatre directions pilotes en septembre 2016 pour permettre de roder le dispositif. Elle a ensuite été déployée à toutes les directions du Département en mars 2017.
La prochaine version du service fait au CD93 utilisera les webservices de la gestion financière Grand Angle pour permettre la création automatique de lignes de liquidations dans la gestion financière, à partir des informations disponibles en GED après la certification du service fait, ainsi que le rattachement automatique de la facture à la liquidation.