Les enjeux du projet
Avant la mise en place de la dashlet, les agents devaient générer le recueil manuellement. Pour cela, ils devaient reprendre les différents arrêtés, les implémenter dans un document bureautique et effectuer la mise en page. Ce travail était fastidieux pour les agents et pouvait être source d’erreur.
Les agglomérations ont l’obligation de publier les actes administratifs. Le recueil correspondant doit être mis à la disposition du public à la mairie et, éventuellement, dans les mairies annexes et les mairies d’arrondissement.
Solution mise en oeuvre
La Ville de Marseille a sollicité l’équipe ECM d’Atol CD pour la création d’une Dashlet personnalisée permettant de réaliser des actions sur la liste des arrêtés en attente de publication au RAA et de constituer le recueil.
Fonctionnalités principales de la dashlet
La dashlet est intégrée au site Alfresco de la Ville de Marseille. Depuis le tableau de bord du site, on dispose donc de la dashlet qui affiche la liste des arrêtés publiables et des actions de gestion. Par défaut, tous les arrêtés sont sélectionnés. L’agent dé-sélectionne ceux qu'il ne souhaite pas voir apparaître dans le recueil.
Pour faciliter le travail de l’agent, une option de prévisualisation de chaque arrêté est disponible sous forme de pop-up.
Une fois que l’agent a effectué sa sélection, il dispose du bouton “Produire le RAA”.
Le clic sur ce bouton ouvre une pop-up permettant de renseigner le numéro du RAA (correspondant au nom du recueil) ainsi que sa date de publication prévisionnelle.
Cette action génère un fichier au format ODT (Open Document Format), vérifié par l’agent qui peut toujours intervenir sur la mise en forme du document. Ce fichier reprend l’ensemble des contenus des arrêtés triés par rubrique. La table des matières est générée automatiquement en fonction des contenus sélectionnés et de la rubrique qui leur est associée.
L’affichage de la dashlet est mis à jour avec un lien vers le dossier de RAA.
Un fichier est créé dans la GED à la racine du site. Dans ses propriétés, on retrouve l’ensemble des arrêtés qui le constituent.
Tant que le RAA n’est pas publié, l’agent peut modifier sa sélection d’arrêtés et ainsi mettre à jour le Recueil et donc le document bureautique.
Le document RAA est stocké en GED : les actions standards Alfresco sont disponibles à ce niveau ainsi que l’action “Publication du RAA”
On retrouve dans la pop-up le numéro du RAA (son nom) ainsi que la date de publication prévue. Il est alors possible de modifier son numéro et sa date de publication.
L’enregistrement génère le RAA au format PDF. Celui-ci sera classé dans un répertoire dédié avec un plan de classement défini pour la Ville de Marseille contenant tous les actes administratifs classés par année.
Une fois le processus terminé et le RAA publié, l’ensemble des arrêtés est mis à jour. Une date de publication du RAA leur est associée ainsi que le numéro de RAA correspondant.
Les arrêtés précédemment sélectionnés sont retirés et ne sont donc plus disponibles dans la dashlet.
