L'ESRF (European Synchrotron Radiation Facility) est une société de droit privé située à Grenoble qui produit la source de rayonnement synchrotron la plus intense au monde (100 milliards de fois plus puissant que les rayons X utilisés pour une radiographie).
Financé par 21 nations partenaires, cet organisme de recherche dispose d'un budget annuel de 100 millions d'euros pour 650 employés de 40 nationalités différentes.
Afin de conserver sa compétitivité sur la scène mondiale, l'ESRF a lancé l’ambitieux programme EBS (Extremely Brilliant Source) de mise à niveau de son accélérateur de particules qui va générer une importante augmentation de ses achats de forte valeur.
L'ESRF, client historique ATOL CD, nous a confié la mise en œuvre d'un module de gestion de ses dossiers de marchés sous Alfresco : le projet EBidding.
Les points clés de ce projet sont les suivants :
- Gérer de manière dématérialisée les appels d’offres liés à la forte augmentation des achats de forte valeur dans le cadre du projet EBS.
- Adresser les demandes croissantes des pays membres de l’ESRF:
- Pouvoir identifier facilement quelles sont les opportunités de travailler avec l’ESRF pour les sociétés de leurs pays.
- Avoir une transparence sur le déroulement des appels d’offres (suivi des informations clés: processus, réponses des sociétés, ...). - Apporter au service Procurement & Contracting un outil informatique intuitif, performant et collaboratif (réduction des tâches à faible valeur ajoutée).
- Capitaliser sur les outils informatiques déjà installés à l’ESRF.
Proposition de valeur
Pour répondre à ce besoin métier, nous avons développé un ensemble de fonctionnalités qui permettent de piloter le processus Achats depuis la création d'un appel d'offre au choix final du fournisseur, en passant par le dépôt des propositions par les candidats et par les différentes commissions de sélection. L’ensemble de ces données est exportée par la suite dans une base de donnée spécifique pour être exploitable dans un système de reporting.
La solution s'appuie sur Alfresco avec une intégration au système d'information métier et des interfaces ad hoc pour les utilisateurs externes sur la base des API et web services Alfresco.
Démarche projet
Le projet a été initialisé sur la base d'un prototype réalisé en 2 mois dont les fonctionnalités principales ont été reprises dans le projet final et améliorées pour correspondre au besoin métier.
Le projet a été initialisé sur la base d'un prototype réalisé en 2 mois dont les fonctionnalités principales ont été reprises dans le projet final et améliorées pour correspondre au besoin métier. Le projet est piloté sur un mode pseudo-agile, avec des livraisons régulières qui permettent de valider et d'ajuster rapidement les développements aux souhaits du client. Une interopérabilité légère avec l’ERP Oracle eBusiness Suite a été mise en oeuvre pour réaliser des contrôles de cohérence sur des données externes.
Dashlet de création des appels d'offres, avec saisie de champs auto-complétés depuis Oracle eBusiness Suite
Réalisation d'un workflow complexe avec Activiti
Tableau de pilotage des workflows
Interfaces spécifiques hors Alfresco Share pour les candidats et les acheteurs externes pour déposer les propositions commerciales avec verrouillages automatiques sur la base de dates
Mais aussi, la génération automatisée de documents (PDF ou modifiables) ou l’envoi automatique de notifications par mail...