L'APA est un dispositif de solidarité destiné à favoriser l’autonomie et la vie à domicile des personnes âgées, ainsi que les chèques Solidarité Gironde, CESU préfinancés par le Conseil Général de la Gironde. Les demandes sont traitées soit par dossier « papier » classique, soit en ligne. Dans les 2 cas, le dossier est constitué du formulaire de demande et des pièces justificatives, telles que : justificatif de domicile, photocopie de livret de famille, imprimés relatifs aux changements de situation, relevés d’identité bancaire ou postaux, etc. Le traitement volumétrique est conséquent : 800 à 900 nouvelles demandes par mois, soit 450.000 nouveaux documents par année.
Les travaux ont notamment porté sur :
- la mise en œuvre d'un site collaboratif dédié à l'APA avec sa propre gestion des droits sur les dossiers et documents,
- la personnalisation de la vue des dossiers pour mettre en avant des données sociales,
- la réalisation d'un outil de recherche rapide des dossiers des usagers, de leurs procédures et des documents APA sous la forme d'une dashlet de recherche APA,
- la préservation de la navigation par dossier via un plan de rangement spécifiquement adapté à un contexte de grande volumétrie,
- le traitement volumétrique important de l’acquisition/numérisation à la gestion du cycle de vie des documents,
- une indexation fine pour une recherche et un classement pertinent du document, exigeant au préalable un travail d'intégration/exploitation des données issues des différents flux documentaires (métadonnées).
Quelques exemples de fonctionnalités : la fusion des dossiers
Interface spécifique pour fusionner ou séparer deux dossiers :
- recherche des deux dossiers à modifier,
- présentation des deux dossiers et de leurs métadonnées côte à côte,
- un des deux dossiers sera supprimé.
Fonctionnalités :
- déplacer les dossiers et documents d'un dossier à un autre,
- mise à jour des dossiers et des métadonnées en cas de déplacement et/ou suppression.
Indicateurs métiers sur les dossiers
Informations sur le contenu des dossiers apparaissant sur la vue détaillée de la liste des dossiers, par exemple :
- le nombre de sous-dossiers,
- les métadonnées.
Autres exemples de fonctions
Intégration des mails :
- envoi de mail à la GED,
- corbeille de réception des mail par agent,
- fonctions d'ajout des contenus reçus depuis les dossiers,
- corbeille de traitement si pas de possibilité de classement automatique.
Dashlet d'accès rapide, interface de recherche spécifique...
