Dans cet objectif, le Département a mis sur pied une mission dématérialisation qui est désormais rattachée à la direction du système d’informations, composée de plusieurs chefs de projets afin d’assurer la réussite du projet et la tenue du planning.
Si la solution de Gestion Electronique de Documents Alfresco a été identifiée très tôt comme le socle de la GED transverse à déployer au département, en premier lieu, c’est la dématérialisation des factures fournisseurs papier qui a été identifiée comme étant un vecteur de simplification et de mise en conformité important.
1er projet : Dématérialisation des factures fournisseurs et intégration de la chaîne de capture
ATOL CD s’est vu confier en tant qu’expert de l’ECM/ GED avec Alfresco et de la capture avec Kofax, la mise en oeuvre d’une plateforme de capture de la facture fournisseur papier. Dans ce premier périmètre, il a été question de numériser en interne les factures papier émises par les fournisseurs du département puis de les lier à la commande dans l’application de gestion financière Grand Angle (CGI).
Les enjeux du projet
- Homogénéisation des standards de traitement des factures
- Être en conformité avec les nouvelles dispositions légales
- Centraliser le flux entrant des factures
- Centraliser le traitement sur deux agents (meilleure appropriation et meilleure efficacité)
Principales données du projet
- Volume annuel estimatif : 30 000 factures (pic d’activité sur novembre et décembre)
- 2 000 fournisseurs dont la plupart sont des petites et moyennes entreprises
- Environ 70 000 engagements par an
- Seuls les factures et avoirs seront numérisés et traités dans la chaîne de capture
Solution mise en œuvre
- Mise en place d’une solution performante, ergonomique et scalable
- Solution couvrant les fonctionnalités de Numérisation, de Rad et Lad
- Kofax Capture et Kofax Transformation (clients lourds scan et indexation)
- Service Courrier (2 users)
- Projet novembre 2016 à janvier 2017, contrat TMA évolutive en cours
Fonctionnalités principales déployées
- Intégration des référentiels fournisseurs de la gestion financière Grand Angle de CGI (tiers, marchés)
- Extraction des métadonnées de la facture (tiers, référence à rappeler, n° engagement, CdR, etc.)
- Règles de gestion sur la restitution des métadonnées (siret, date facture, montants, marchés, etc.)
- Implémentation du multi-taux de TVA présents sur les factures
- Connexion Kofax/Grand Angle via les WebServices de création et d’export de la facture
Deuxième périmètre projet : la dématérialisation du Courrier entrant en GED
Afin d’engager la mise en oeuvre et l’intégration de la GED Alfresco comme socle GED Transverse de la plateforme de dématérialisation du département, le Conseil Départemental a souhaité débuter par la gestion de courrier entrant. ATOL CD a alors préconisé l’utilisation de la solution Blue Courrier parfaitement intégrée à l’interface Alfresco Share. Dans la continuité du périmètre factures, la solution Kofax Capture sera utilisée pour numériser les courriers entrant à traiter dans les workflows Alfresco pilotés par Blue Courrier.
Les enjeux du projet
- Supprimer le circuit papier
- Rationnaliser et mutualiser la solution Kofax (déjà en œuvre pour les factures)
- Réaliser cette opération au Service Courrier du Département
- Utiliser Alfresco comme GED transverse, socle de partage et d’échange des courriers numérisés
Principales données du projet
- Mise en œuvre auprès de toutes les Directions du Département
- 1000 plis par jour en pleine charge
- Flux papier uniquement dans une première phase, flux mail dans une seconde phase
- Centralisation du traitement de capture au Service Courrier
- Traitement du courrier via Blue Courrier par les Services
Solution mise en œuvre
- Mise en place d’une solution performante, ergonomique et scalable
- Logiciel de capture : Kofax Capture
- Logiciel de GED : Alfresco
- Logiciel de GEC : Blue Courrier
- Solution de traçabilité de la chaîne de traitement
- Solution d’horodatage certifié
- Cible : 3000 users en mars 2018
- Projet Pilote : juin à septembre 2017, 3 itérations jusqu’à mars 2018
Process mis en oeuvre
Prise en compte de la norme Afnor NFZ 42-026
- Numérisation couleur RVB, 300 dpi, Pdf/A3, OCR Abbyy
- Horodatage auprès d’un tiers horodateur certifié
- Mise en place de la traçabilité du scan au dépôt du pli dans Alfresco
- Intégration du suivi des traces dans BO (Business Object)
- Prise en compte des recommandations fonctionnelles et techniques édictées dans la norme Afnor NFZ-42-026 de mai 2017 « Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations”
Les prochains périmètres à dématérialiser :
- déménagement: intégration métier en GED des archives papier numérisées et documents numériques courants sur les différentes directions en commençant par la direction de l’immobilier et du foncier (plan de classement, modèle de données, site outillé métier spécifique dans Alfresco, workflows documentaires, interopérabilité appli métiers…)
- mise en oeuvre du module Service-Fait ATOL CD dans Alfresco en lien avec la GF Grand Angle
- intégration métier étendue
- Records Management
- Actions Sociales
- (…)
Mode projet
Nous avons pu mettre en place avec l’équipe de la mission dématérialisation du département des Yvelines, un mode projet agile permettant d’avancer intelligemment avec un minimum de contraintes tout en s’assurant de prendre en considération au fil de l’eau, toutes les exigences des métiers en application pour construire une plateforme de dématérialisation et une GED fiable, performante et extensible.
Il est important aux vues de l’ampleur du projet de pouvoir dès le démarrage mettre en place les bonnes pratiques de l’ECM et plus particulièrement d’Alfresco pour s’assurer une conduite du changement et une adhésion optimale des utilisateurs, gage de l’atteinte du ROI à terme.
Il faut également prendre en considération l’ensemble des interactions entre les outils, les applications et les processus en mode transverse pour constituer une plateforme globale ouverte aux métiers et pour autant bien sécurisée et contrôlée en terme d’accès.
Grace à nos consultants métier et à la qualité des équipes du département, nous avons pu nous appuyer sur les marchés UGAP pour avancer rapidement entre AMOA et AMOE, mais un accord cadre de type TMA pourra être envisagé pour les prochains périmètres.