Si la dématérialisation des procédures du périmètre finance a été identifié comme un vecteur fort d’adhésion au principe de GED et générateur de retour sur investissement rapide par la mise en conformité avec la réglementation; les outils développés se devaient d’être ergonomiques, tournés vers les utilisateurs, performants, tenant la charge et les volumétries occasionnées par la taille de la collectivité et capables de s’étendre à d’autres périmètres à dématérialiser. Il s’avère que le prototype mis en place n’était pas satisfaisant car basé sur une architecture complexe et des versions communautaires non supportées des briques qui le composaient.
La Métropole a alors fait appel à ATOL CD pour évaluer les objectifs et préconiser une architecture “scalable” ou “évolutive” dans un soucis de performance et d'accessibilité élargie potentiellement à terme aux 16,000 agents de la collectivité.
Dans le cadre de cette première demande, ATOL CD est intervenu en tant qu’expert Alfresco pour auditer l’architecture du SI de la mutlicollectivité, celle issue du prototype VIDOC et a pu en atelier avec les équipes de la DSI du client évaluer les perspectives envisagées.
De cette étude, sont ressortis les besoins suivants:
- capitaliser sur la version supportée “Entreprise” d’Alfresco comme socle de la GED transverse,
- utiliser le moteur de Workflow (BPM) Activiti embarqué avec Alfresco,
- mettre en oeuvre une architecture clusterisée - haute disponibilité,
- interopérabilité forte avec Grand Angle en tant que GED externe.
architecture cible Alfresco en cluster
Premier périmètre métier : la dématérialisation du “service fait” en GED.
Au regard du DAT résultant de cette étude, la Métropole a souhaité prioriser les projets à dématérialiser et a choisi de mettre en oeuvre la certification du service fait en capitalisant sur le module métier Service-Fait par ATOL CD pour Alfresco.
Ce module, véritable accélérateur de projet, déjà déployé ou en cours de déploiement par ailleurs dans plusieurs collectivités permet d’ouvrir un outil transverse (Alfresco) plutot que métier (Gestion Financière) à un grand nombre d’agents devant attester de la bonne réalisation/ réception d’un service/ produit lié à une commande publique.
ATOL CD a développé en collaboration avec ses clients collectivités un workflow, un plan de classement, des modèles de données et des interfaces métiers permettant dans Alfresco de gérer les étapes de certification du Service-Fait portées par la facture issue des différents flux de versement et en lien étroit avec la Gestion Financière (cf détails sur le module Service-Fait by ATOL CD).
interface de saisie données SF
raccrocher les PJ à la facture
Le besoin spécifique du déploiement d’un tel module dans un contexte de mutlicollectivités (multi GF, multi référentiels, mutli-procédures…) a nécessité la tenue de plusieurs ateliers fonctionnels puis techniques en collaboration notamment avec les équipes de la DSI et des métiers (finance) à Bordeaux Métropole mais aussi avec la participation de CGI pour l’intégration et les échanges avec Grand Angle.
Workflow du Service-Fait ciblé à Bordeaux Métropole
Module de pilotage des Workflow du S-F
Deuxième périmètre métier : la dématérialisation de la “demande d’achat” en GED
Capitalisant encore une fois sur les modules métier spécifiques développés par ATOL CD, la Métropole souhaite mettre en oeuvre parallèlement au service-fait un autre périmètre de la finance à savoir la dématérialisation dans Alfresco de la demande d’achat.
En effet, ATOL CD a développé un module “marchés publics” incluant notamment la gestion de la passation de marché, qui pourra être adapté aux spécifications de Bordeaux Métropole pour les demandes d’achat des services à la direction des finances.
Schéma fonctionnel du circuit de validation de la demande d’achat (scénario 1)
Mise en oeuvre
En juillet 2017, ATOL CD est chargé par la Métropole de la mise en oeuvre de l’intégration et des développements spécifiques issus des ateliers :
- installation d’Alfresco et de l’architecture ciblée au DAT,
- développement des spécificités de la gestion du Service-Fait pour la multicollectivité dans le module ATOL CD
- adaptation du workflow Service-Fait sur une pièce antérieure à la facture (Bon/ PV de livraison…)
- intégration du module ATOL CD : GdA Alfresco et de ses dernières évolutions (nouveaux Webservices)
- développement des spécificités de la “demande d’achat” dans le module “marchés publics” ATOL CD
- (...) formation, aide à la conduite du changement, accompagnement agile aux futures projets de dématérialisation dans Alfresco.
Mode projet
Nous avons pu mettre en place avec les équipes de dématérialisation de la DSI de Bordeaux Métropole, un mode projet agile permettant d’avancer intelligemment avec un minimum de contraintes tout en s’assurant de prendre en considération au fil de l’eau, toutes les exigences des métiers en application des bonnes pratiques de l’ECM pour construire une plateforme de dématérialisation et une GED fiable, performante et extensible.
Nous avons pu nous appuyer sur les marchés UGAP pour avancer rapidement entre AMOA et AMOE, mais un accord cadre de type TMA pourra être envisagé pour les prochains périmètres.