La mise en place d'un ECM dans sa structure est souvent synonyme d'une nouvelle façon de travailler, en particulier en matière de collaboration. Comme pour un site web , les statistiques d'utilisation de son ECM permettent d'appréhender son appropriation et son usage par les utilisateurs et ainsi d'y réagir en ajustant le management de ce projet (formation complémentaire, note de service ....).
Alfresco dispose d'un outil performant permettant de tracer toute opération sur l'outil et par conséquent suivre l'activité des utilisateurs: l'Audit.
Néanmoins, une fois activé, son utilisation pose quelques problématiques:
- l'enregistrement se fait dans des tables de la base Alfresco qui vont très vite devenir importantes car il va aller collecter les informations avec un large spectre
- un webscript JSON permet d'exploiter quelques indicateurs, mais il est nécessaire pour une exploitation d'un plus grand nombre d'éléments de passer par la case développement.
C'est sur cette base que nous avons développé le module AuditSurf.
Pour deux clients, nous avons abordé cette problématique de traçabilité de manière différente, en nous focalisant sur l'interface share et en traçant les requêtes http / https. Les url dans l'interface share sont en effet très parlantes à qui connaît le langage Alfresco: on y retrouve l'identifiant du nœud, de l'utilisateur, l'action ...
Les requêtes sont ainsi décortiquées pour peupler une nouvelle table ad hoc dans la base de données Alfresco.
L'inconvénient est que seules les actions réalisées via l'interface share sont tracées.
Mais les 2 avantages principaux de cette solution sont :
- le volume moindre de données stockées en ne traçant que les éléments qui nous intéressent
- l'enregistrement des nœuds en les typant tout de suite (documents, post de blog, page de wiki ...) permettant de ne pas avoir à retraiter les éléments enregistrés via l'audit trail pour une restitution par type.